Nie każdy projekt da się obronić w Excelu

Jak w Stoll Silesia oceniamy nowe zapytania B2B — i dlaczego czasem najwięcej wartości dajemy, mówiąc klientowi „to się nie obroni".

Jako osoba odpowiedzialna za rozwój, często odbieram nowe zapytania. Na papierze wiele z nich wygląda podobnie: jest produkt, jest oczekiwana cena, jest wolumen. Część z nich da się policzyć w godzinę. Ale te najciekawsze — te, z których wychodzą produkty, z których klient jest naprawdę dumny — rzadko rozstrzygają się w arkuszu.

Bo zanim cokolwiek policzymy, musimy wiedzieć, czego jeszcze nie wiemy. I właśnie ta część jest naszą realną wartością. Nie kanister, nie receptura — tylko trzeźwa ocena, gdzie projekt się broni, a gdzie pęknie, zanim klient wyda na niego pierwsze złotówki.

Pierwsza rozmowa to nie wycena. To mapa niewiadomych.

Wstępną ocenę robimy na podstawie doświadczenia i ona bardzo zależy od konkretnego przypadku. Nie mamy jednego formularza, do którego wrzucamy zapytanie i wypada cena. Mamy za to nawyk: od razu nazywamy punkty zapalne — co tu jest nowym surowcem, co jest wyzwaniem technologicznym, co jest założeniem, które trzeba sprawdzić, zanim ktokolwiek obieca termin.

To brzmi mniej efektownie niż „zrobimy wszystko", ale dla poważnego kupca jest dużo cenniejsze. Bo każdy nienazwany na starcie znak zapytania to potencjalny koszt, reklamacja albo opóźnienie później.

Przy każdym nowym projekcie pochylamy się nad nim wspólnie — trochę jak konsylium lekarzy na szpitalnym obchodzie nad pacjentem. Przy stole siadają Piotr Małecki, nasz prezes i zarazem technolog, Wioletta Matusik, kierownik jakości, oraz sprzedaż. Każdy jest specjalistą w swojej dziedzinie, ale dzięki tej rozmowie zyskuje też szerszą perspektywę na cały projekt — i to właśnie pozwala szybko przełamywać trudności oraz znajdować rozwiązania, które z perspektywy jednego działu nie są oczywiste. A gdy projekt wymaga konsultacji i zmian w samym sposobie produkcji, do stołu zapraszamy również produkcję.

Poniżej kilka bramek, przez które realnie przechodzi nowy projekt. To nie jest sztywna procedura — to kolejność pytań, które zadajemy, żeby sprawdzić, czy pomysł się obroni.

Bramka 1:

Prawo — czy ten składnik w ogóle ma przyszłość

Pierwsze pytanie nie brzmi „czy umiemy to zrobić", tylko „czy to się obroni od strony prawnej i regulacyjnej — dziś i za jakiś czas". Status składnika, dopuszczenia, ograniczenia i zapowiadane zmiany przepisów potrafią zdecydować o losie projektu, zanim w ogóle ruszy.

Bramka 2:

Dostępność surowca

Receptura, której nie da się powtarzalnie kupić, nie jest recepturą — jest prototypem. Zanim pójdziemy dalej, sprawdzamy, czy kluczowy surowiec jest realnie dostępny w potrzebnej skali, z pewnego źródła i z przewidywalnym terminem. Piękny pomysł oparty na surowcu, który raz jest, a raz go nie ma, to ryzyko, którego nie chcemy przenosić na klienta.

Bramka 3:

Jakość surowca — i jej ukryty koszt

Tu pojawia się rzecz, której na starcie często nikt nie liczy. Część składników — zwłaszcza egzotycznych — trzeba badać do każdej partii, żeby mieć pewność jakości i zgodności. To realny, powtarzalny koszt, który potrafi wywrócić kalkulację, jeśli wyjdzie na jaw dopiero przy trzeciej dostawie. Dlatego wolimy nazwać go na początku.

Bramka 4:

Wymagania jakościowe — gdy cele się wykluczają

Czasem klient stawia cele, które wzajemnie się napinają. Najczęstszy przykład: czysta etykieta kontra trwałość. Im krótszy skład i mniej dodatków, tym trudniej utrzymać stabilność produktu w czasie. Można pójść w jedną stronę, w drugą albo znaleźć rozsądny kompromis — ale nie da się mieć wszystkiego naraz w jednej recepturze. Naszą rolą jest urealnić te oczekiwania.

Bramka 5:

Kalkulacja — i pułapka wolumenu

Bardzo częsty scenariusz: zapytanie przychodzi „pod duży wolumen". Robimy kalkulację zoptymalizowaną pod taką skalę produkcji — i wtedy ceny się spinają. A potem realne zamówienie okazuje się znacznie mniejsze. Inna skala to inny koszt jednostkowy, inne MOQ, inna ekonomia całego projektu. Dlatego zawsze dopytujemy o realny, a nie życzeniowy wolumen — żeby liczba, którą podamy, trzymała się także wtedy, gdy przyjdzie pierwsze zamówienie.

Bramka 6:

Receptura i wdrożenie

Dopiero gdy poprzednie bramki są zielone, zaczyna się część, którą klienci najbardziej kojarzą: opracowanie receptury, próbki, dozowanie, wsparcie technologa przy pierwszych próbach, dokumentacja i formaty opakowań dopasowane do realnego zużycia. To jest ważne — ale to jest finał procesu myślenia, a nie jego początek.

Kiedy mówimy „wchodzimy", choć Excel mówi „nie"

I teraz uczciwie, bo to jest sedno tego, jak pracujemy. Czasem widzimy, że koszt naszego czasu nad projektem przewyższy bezpośredni zysk z niego. A mimo to wchodzimy.

Robimy to selektywnie — nie z dobroci serca, tylko z wyboru. Kiedy po drugiej stronie jest zdrowe podejście, zaufanie i doświadczenie, a sam projekt jest po prostu ciekawy, inwestujemy więcej, niż wynika z arkusza. Bo budujemy długoterminowe relacje z dobrymi partnerami, a nie maksymalizujemy pojedynczą transakcję. To jest świadoma decyzja firmy, która ceni swój czas — i właśnie dlatego wybiera, komu daje go więcej.

To działa w obie strony. Tak samo szczerze potrafimy powiedzieć: „to się nie obroni" — i pokazać dlaczego.

Po co Ci to wszystko jako klientowi?

Bo dwie rzeczy, których naprawdę potrzebujesz od dostawcy, to:

że powie Ci prawdę i że uchroni Cię przed kosztownym błędem zanim go popełnisz.

Nazwanie ryzyka na pierwszej rozmowie jest tańsze niż każda korekta na produkcji.

Jeśli masz projekt, który wygląda na trudny albo nieoczywisty — przynieś go nam na etapie pomysłu, nie gotowej specyfikacji. Najwięcej możemy pomóc właśnie wtedy, gdy jeszcze wszystko jest do ułożenia.

Czasem usłyszysz „to się nie obroni i oto dlaczego". A czasem właśnie wtedy zaczyna się najlepszy wspólny projekt.

Piotr Gałuszka

Rozwój biznesu